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Ord­nungs­mä­ßig­keit der Kassenbuchführung

Die Kassenbuchführung (auch: Kassenführung) steht immer mehr im Fokus von Betriebsprüfungen. Ist die Kassenbuchführung nicht ordnungsgemäß drohen Zuschätzungen, die zur Nachzahlung von Umsatzsteuer und einem höheren steuerpflichtigen Gewinn führen. Das droht bereits, wenn ein formeller Mangel vorliegt, beispielsweise wenn ein so genannter "Tagesbericht" fehlt.

Die Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung hat die Finanzverwaltung nun in einem Merkblatt veröffentlicht. Das Dokument der Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe vom 22. Februar 2018 können Sie hier herauterladen: "Informationen zum Thema Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung"

Das Merkblatt ersetzt das Merkblatt vom 31. Oktober 2016.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Wer eine Bilanz erstellt, muss auch ein Kassenbücher führen. Dies folgt aus § 238 HGB:

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Steuerlich müssen die Regelungen in §§ 140 - 148 sowie 154 der Abgabenordnung (AO) beachtet werden.

Wie muss eine Kasse geführt werden?

Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen in der Regel elektronische Registierkassen. Anders als in Österreich gibt es jedoch keine Pflicht, eine solche Registierkasse einzusetzen (siehe auch Merkblatt Ziffer 3.). Verzichtet man darauf, spricht man von einer offenen Ladenkasse.

Zu beachten sind eine Reihe von Regelungen:

Siehe auch das BMF-Schreiben vom 26. November 2010, BStBl. I 2010, 1342: "Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften"

Wichtig: Standardsoftware (beispielsweise Excel oder andere Office-Programme) sind nicht zulässig. EIn Grundprinzip ist die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Wird ein Eintrag später korrigiert (was natürlich möglich ist), muss dies sichtbar und damit nachvollziebar sein. Bei Standardsoftware ist dies nicht sichergestellt. Es gibt allerding spezielle Kassensoftware, die diese Voraussetzungen erfüllt.


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9. November 2023 - Seite 1 von 1