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Ord­nungs­mä­ßig­keit der Kassenbuchführung

8. April 2018 by Raoul Kreide

Die Kas­sen­buch­füh­rung (auch: Kas­sen­füh­rung) steht immer mehr im Fokus von Betriebs­prü­fun­gen. Ist die Kas­sen­buch­füh­rung nicht ord­nungs­ge­mäß dro­hen Zuschät­zun­gen, die zur Nach­zah­lung von Umsatz­steu­er und einem höhe­ren steu­er­pflich­ti­gen Gewinn füh­ren. Das droht bereits, wenn ein for­mel­ler Man­gel vor­liegt, bei­spiels­wei­se wenn ein so genann­ter «Tages­be­richt» fehlt. 

Die Vor­aus­set­zun­gen einer ord­nungs­ge­mä­ßen Kas­sen­buch­füh­rung hat die Finanz­ver­wal­tung nun in einem Merk­blatt ver­öf­fent­licht. Das Doku­ment der Ober­fi­nanz­di­rek­ti­on (OFD) Karls­ru­he vom 22. Febru­ar 2018 kön­nen Sie hier herauter­la­den: «Infor­ma­tio­nen zum The­ma Ord­nungs­mä­ßig­keit der Kassenbuchführung»

Das Merk­blatt ersetzt das Merk­blatt vom 31. Okto­ber 2016.

Wer muss ein Kas­sen­buch führen?

Wer eine Bilanz

Bei der Bilanz handelt es sich um die Aufstellung der Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag (§ 242 Abs. 1 HGB). Auf der "linken Seite" findet sich das Aktivvermögen (Aktiva), bestehend aus Anlagevermögen und Umlaufvermögen. Die "rechte Seite" (Passiva) zeigt die Schulden des Unternehmens. Im Normalfall sollte das Vermögen die Schulden übersteigen. Diese Wertdifferenz findet sich im Eigenkapital abgebildet, es steht dann auf der Passivseite an erster Stelle. Die handelsrechtliche Bilanz ist nach einem vorgegebenen Gliederungsschema aufzustellen (siehe § 266 HGB). Es findet sich in § 266 HGB. Dabei handelt es sich um eine Umsetzung der Vorgaben der europäischen Bilanzrichtlinie. Die Bilanz ist Teil des Jahresabschlusses (§ 242 Abs. 3 HGB). <hr />Zitierfähige URL und Zitiervorschlag: Institut für Sanierungsbilanzrecht, Glossar, Stichwort: Bilanz, verfügbar unter https://ifsbr.de/glossar-zum-sanierungsbilanzrecht/bilanz/ <hr />
Term details
" target="_blank" >Bilanz erstellt, muss auch ein Kas­sen­bü­cher füh­ren. Dies folgt aus § 238 HGB: 

Jeder Kauf­mann ist ver­pflich­tet, Bücher zu füh­ren und in die­sen sei­ne Han­dels­ge­schäf­te und die Lage sei­nes Ver­mö­gens nach den Grund­sät­zen ord­nungs­mä­ßi­ger Buch­füh­rung ersicht­lich zu machen. Die Buch­füh­rung muß so beschaf­fen sein, daß sie einem sach­ver­stän­di­gen Drit­ten inner­halb ange­mes­se­ner Zeit einen Über­blick über die Geschäfts­vor­fäl­le und über die Lage des Unter­neh­mens ver­mit­teln kann. Die Geschäfts­vor­fäl­le müs­sen sich in ihrer Ent­ste­hung und Abwick­lung ver­fol­gen lassen.

Steu­er­lich müs­sen die Rege­lun­gen in §§ 140 – 148 sowie 154 der Abga­ben­ord­nung (AO) beach­tet werden.

Wie muss eine Kas­se geführt werden?

Unter­neh­men mit Bar­geld­ein­nah­men nut­zen in der Regel elek­tro­ni­sche Regis­tier­kas­sen. Anders als in Öster­reich gibt es jedoch kei­ne Pflicht, eine sol­che Regis­tier­kas­se ein­zu­set­zen (sie­he auch Merk­blatt Zif­fer 3.). Ver­zich­tet man dar­auf, spricht man von einer offe­nen Ladenkasse.

Zu beach­ten sind eine Rei­he von Regelungen: 

  • die Grund­sät­ze ord­nungs­mä­ßi­ger Buch­füh­rung (GoB),
  • die «Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD)», BMF-Schrei­ben vom 14. Novem­ber 2014, BStBl. I 2014, 1450,
  • die Grund­sät­ze ord­nungs­mä­ßi­ger DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me (GoBS) und
  • die Grund­sät­ze zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen (GDPdU), BMF- Schrei­ben vom 16. Juli 2001, IV D 2 ‑S 0316 – 0136/01, BStBl. I 2001, 415

Sie­he auch das BMF-Schrei­ben vom 26. Novem­ber 2010, BStBl. I 2010, 1342: «Auf­be­wah­rung digi­ta­ler Unter­la­gen bei Bargeschäften»

Wich­tig: Stan­dard­soft­ware (bei­spiels­wei­se Excel oder ande­re Office-Pro­gram­me) sind nicht zuläs­sig. EIn Grund­prin­zip ist die Unver­än­der­bar­keit der Auf­zeich­nun­gen. Wird ein Ein­trag spä­ter kor­ri­giert (was natür­lich mög­lich ist), muss dies sicht­bar und damit nach­voll­zie­bar sein. Bei Stan­dard­soft­ware ist dies nicht sicher­ge­stellt. Es gibt aller­ding spe­zi­el­le Kas­sen­soft­ware, die die­se Vor­aus­set­zun­gen erfüllt. 


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Kategorie: Gesetzgebung Stichworte: Buchführung, Kassenbuch, Kassenbuchführung

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