Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung

8. April 2018 by Raoul Kreide

Die Kassenbuchführung (auch: Kassenführung) steht immer mehr im Fokus von Betriebsprüfungen. Ist die Kassenbuchführung nicht ordnungsgemäß drohen Zuschätzungen, die zur Nachzahlung von Umsatzsteuer und einem höheren steuerpflichtigen Gewinn führen. Das droht bereits, wenn ein formeller Mangel vorliegt, beispielsweise wenn ein so genannter «Tagesbericht» fehlt.

Die Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung hat die Finanzverwaltung nun in einem Merkblatt veröffentlicht. Das Dokument der Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe vom 22. Februar 2018 können Sie hier herauterladen: «Informationen zum Thema Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung»

Das Merkblatt ersetzt das Merkblatt vom 31. Oktober 2016.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Wer eine Bilanz

Bei der Bilanz handelt es sich um die Aufstellung der Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag (§ 242 Abs. 1 HGB). Auf der "linken Seite" findet sich das Aktivvermögen (Aktiva), bestehend aus Anlagevermögen und Umlaufvermögen. Die "rechte Seite" (Passiva) zeigt die Schulden des Unternehmens. Im Normalfall sollte das Vermögen die Schulden übersteigen. Diese Wertdifferenz findet sich im Eigenkapital abgebildet, es steht dann auf der Passivseite an erster Stelle. Die handelsrechtliche Bilanz ist nach einem vorgegebenen Gliederungsschema aufzustellen (siehe § 266 HGB). Es findet sich in § 266 HGB. Dabei handelt es sich um eine Umsetzung der Vorgaben der europäischen Bilanzrichtlinie. Die Bilanz ist Teil des Jahresabschlusses (§ 242 Abs. 3 HGB). <hr />Zitierfähige URL und Zitiervorschlag: Institut für Sanierungsbilanzrecht, Glossar, Stichwort: Bilanz, verfügbar unter https://ifsbr.de/glossar-zum-sanierungsbilanzrecht/bilanz/ <hr />

Term details

" target="_blank" >Bilanz erstellt, muss auch ein Kassenbücher führen. Dies folgt aus § 238 HGB:

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Steuerlich müssen die Regelungen in §§ 140 – 148 sowie 154 der Abgabenordnung (AO) beachtet werden.

Wie muss eine Kasse geführt werden?

Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen in der Regel elektronische Registierkassen. Anders als in Österreich gibt es jedoch keine Pflicht, eine solche Registierkasse einzusetzen (siehe auch Merkblatt Ziffer 3.). Verzichtet man darauf, spricht man von einer offenen Ladenkasse.

Zu beachten sind eine Reihe von Regelungen:

die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB),
die «Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)», BMF-Schreiben vom 14. November 2014, BStBl. I 2014, 1450,
die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und
die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), BMF- Schreiben vom 16. Juli 2001, IV D 2 ‑S 0316 – 0136/01, BStBl. I 2001, 415

Siehe auch das BMF-Schreiben vom 26. November 2010, BStBl. I 2010, 1342: «Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften»

Wichtig: Standardsoftware (beispielsweise Excel oder andere Office-Programme) sind nicht zulässig. EIn Grundprinzip ist die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Wird ein Eintrag später korrigiert (was natürlich möglich ist), muss dies sichtbar und damit nachvollziebar sein. Bei Standardsoftware ist dies nicht sichergestellt. Es gibt allerding spezielle Kassensoftware, die diese Voraussetzungen erfüllt.